RODO w przychodni i gabinecie lekarskim
W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty, szkolenia i obsługiwałam naruszenia ochrony danych. To doświadczenie przenoszę do małych przychodni i gabinetów – z wymaganiami dopasowanymi do ich skali.
Na co zwracam uwagę w przychodni i gabinecie lekarskim
Rejestracja
Podawanie danych przez telefon, rozmowy przy okienku i kolejka w poczekalni – tu najłatwiej o ujawnienie informacji o zdrowiu osobom postronnym.
Dostęp do dokumentacji
Każdy pracownik powinien mieć dostęp tylko do tego, czego potrzebuje. Wspólne loginy do systemu gabinetowego to częsty i poważny problem.
Udostępnianie dokumentacji
Pacjent, jego pełnomocnik, sąd, ubezpieczyciel – każdy przypadek ma inne zasady. Personel musi wiedzieć, komu i na jakiej podstawie wydać dokumenty.
Dostawcy i podwykonawcy
System gabinetowy, laboratorium, firma IT, niszczenie dokumentów – z każdym potrzebna jest umowa powierzenia lub jasne ustalenie roli.
Teleporady i komunikacja
Wyniki badań wysyłane mailem czy komunikatorem wymagają zabezpieczeń i potwierdzenia tożsamości pacjenta.
Naruszenia ochrony danych
Pomyłka w wysyłce wyników czy zgubiony dokument to naruszenia, które trzeba ocenić i w razie potrzeby zgłosić do UODO w ciągu 72 godzin.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Każdy pracownik ma własne konto w systemie gabinetowym
- Masz procedurę udostępniania dokumentacji medycznej
- Masz umowy powierzenia z dostawcami systemów, laboratorium i IT
- Rozmowy w rejestracji nie są słyszalne dla całej poczekalni
- Wyniki badań wysyłasz w bezpieczny sposób
- Personel wie, co robić w razie naruszenia ochrony danych
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
- Ustawa o działalności leczniczej
- Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia
- Ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 r.
Najczęstsze pytania
Czy przychodnia musi wyznaczyć inspektora ochrony danych?
Przychodnie publiczne – tak. Podmioty prywatne muszą wyznaczyć IOD, jeśli ich główna działalność polega na przetwarzaniu danych o zdrowiu na dużą skalę. Mała praktyka lekarska zwykle nie musi, ale przychodnia z wieloma lekarzami i tysiącami pacjentów – często tak.
Komu przychodnia może udostępnić dokumentację medyczną pacjenta?
Przede wszystkim pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu i osobie upoważnionej przez pacjenta, a także podmiotom wymienionym w ustawie o prawach pacjenta, np. innym podmiotom leczniczym w celu kontynuacji leczenia czy sądom. Każde udostępnienie powinno być odnotowane.
Czy można wysyłać wyniki badań mailem?
Tak, jeśli pacjent wyraził taką wolę, a przesyłka jest zabezpieczona, np. zaszyfrowanym plikiem z hasłem przekazanym innym kanałem. Trzeba też upewnić się, że adres e-mail należy do pacjenta.
Co zrobić, gdy wyniki trafiły do niewłaściwej osoby?
To naruszenie ochrony danych. Trzeba je udokumentować, ocenić ryzyko dla pacjenta i – jeśli ryzyko istnieje – zgłosić do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin, a przy wysokim ryzyku powiadomić także pacjenta.
Ile kosztuje przegląd RODO w przychodni?
Wycena zależy od liczby gabinetów, pracowników i używanych systemów. Napisz kilka słów o swojej placówce – odpowiem z propozycją zakresu i ceny.
Marta Kowalczyk
Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2019 roku. W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty i szkolenia oraz obsługiwałam naruszenia ochrony danych osobowych. Pracuję w Gdańsku i Trójmieście.
Więcej o mnie- ✓ Studia podyplomowe: Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Cyberbezpieczeństwo (Akademia Marynarki Wojennej)
- ✓ Audytor wewnętrzny ISO/IEC 27001
- ✓ Kryminologia (UG) i Bezpieczeństwo wewnętrzne (UWM)
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com